Как разобраться с делами. Процессы

Как было замечено, управление делами — это не управление временем, а управление действиями. То есть максимально эффективное преобразование входящей информации в результативные действия. Для этого нужно, во-первых, обрабатывать поток информации, в результате чего понимаешь, что и когда требуется сделать, а во-вторых, следить за тем, чтобы это понимание воплощалось в жизнь.

Обработка входящей информации

Я всегда любил письменное общение, но это не всегда возможно. Решение тут очевидное: если ко мне поступает устная информация, я её записываю. Иногда прямо в Google Keep, иногда сначала на бумагу, а потом (как только входящий поток иссякает; откладывать фиксацию — неэффективно) в Google Keep. И ставлю на Keep-заметку напоминание — когда этим заняться (хотя бы первично).

Если информация идёт изнутри (то есть мысль какая-то в голову пришла), я заношу её в Keep ещё быстрее — диктую (Google отлично распознаёт речь).

Если информация идёт из Сети, я отправляю её в Keep (Inoreader позволяет отправлять в десятки сервисов всё что угодно — даже отдельное слово).

Если информация идёт из форума (например, Google Groups; да в общем-то, из любого форума) или из соцсети, она автоматически попадает в Gmail.

Если информация приходит старым добрым электронным письмом, она уже в Gmail.

Это всё внеплановое поступление информации. Что касается планов, то при начале любого дела, будь то рабочий проект, учебный курс или какие-то бытовые дела, я добавляю в иерархическое дерево задач TimeMaster новую ветку в нужном месте, ветвлю её максимально подробно и везде, где это возможно, проставляю сроки — недели, дни, часы. К конкретным делам добавляю напоминания (в момент начала, за указанное время до начала/окончания, конкретная дата, конкретные дата и время), и эти напоминания приходят в Gmail.

А ещё есть постоянные дела: тренировки, занятия языками и т. д. Эти планы у меня фиксированы в виде повторяющихся событий (либо Google Calendar, либо тот же TimeMaster). И ещё есть одноразовые события (например, трансляция футбольного матча), которые я тоже фиксирую в Календаре Google. И напоминания из Календаря тоже приходят в Gmail.

Таким образом, вся управляющая информация попадает либо в Gmail, либо в Keep.

Планирование

Собственно говоря, долгое время я пытался осуществлять планирование средствами Gmail: сначала просто ставил разные звёздочки, потом вдобавок пытался разгрузить ящик скриптом MailFred. В принципе, Gmail + MailFred — это был нормальный вариант. Но потом скрипт стал глючить и в конце концов вообще прекратил функционировать. И тут на сцене появляется Google Inbox. Это просто праздник какой-то. Напоминания Google Keep автоматически интегрируются в Inbox. Письма Gmail по умолчанию становятся задачами в Inbox. Можно назначать сроки, переносить, отмечать как выполненное. Плюс можно создавать задачи прямо в Inbox.

Я обязательно на день назначаю до 25 задач. Вообще говоря, большинству людей лучше подходит принцип 1-3-5 (с которым прекрасно стыкуется бирмановский принцип главного дела дня), однако лично я получаю удовлетворение от дня, когда выполняю хотя бы 15 задач (а главного дела дня у меня нет). Многие из задач носят регулярный характер, некоторые занимают буквально 15 минут, но все их я планирую — а потом перестаю думать об этих планах: когда нужно, мне придёт напоминание, и я сяду (встану, выйду…) и сделаю.

Выполнение

Как выполнять ту или иную задачу, человек, себе её поставивший, обычно знает. Проблема часто бывает в том, чтобы сделать дело вовремя, то есть не забывать и не оттягивать. Забыть не даёт мне Inbox, а откладывать «на когда-нибудь потом» у меня практически никогда соблазна нет: я достаточно жёсткий человек, чтобы отсекать отвлекающие факторы (даже если это звонок родных, например), и достаточно увлечён тем, что я делаю, чтобы мотивация всегда была высокой. Однако если вдруг такое случается, я прибегаю к двум старым трюкам. Во-первых, осознаю последствия: что будет, если я не буду делать этого сейчас. Порой этого достаточно, чтобы подстегнуть мотивацию. Если же нет, то назначаю интервал (15, 20, 25 минут) и в течение этого времени делаю нужное дело хоть как-то. Бывает, что втягиваюсь и, если это случилось, разумеется, продолжаю и по истечении заданного интервала. Бывает, что процесс не идёт ни в какую, — тогда, честно отработав положенное время, начинаю заниматься тем, чем мне хочется заняться в данный момент.

По большому счёту, я почти всегда занимаюсь тем, чем хочу заниматься. А инструменты: TimeMaster, Inbox, Keep — просто делают этот процесс управляемым, а значит результативным. И приятным.